Tilat palveluna nopeat kokeilut

Tehdäksesi tarjouksen kirjaudu sisään syöttämällä käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ylhäällä oleviin kenttiin. Jos sinulla ei vielä ole käyttäjätunnusta, rekisteröidy käyttäjäksi valitsemalla ylhäällä olevasta valikosta "Rekisteröidy". Mikäli olet jo aimmin rekisteröitynyt Tarjouspalvelu -palveluun, ei sinun tarvitse luoda erillisiä tunnuksia Pienhankintapalveluun vaan voit käyttää Tarjouspalvelu -palvelun tunnuksia kirjautuaksesi sisään.
Hankintayksikkö: Espoon kaupunki
Tarjouksen määräaika: 2.3.2020 12:00:00
Tarjouspyynnön nimi: Tilat palveluna nopeat kokeilut
Hankinnan kuvaus: Kuntalaisten tarpeet ja toiveet palveluiden suhteen muuttuvat aiempaa moninaisemmiksi. Espoon kaupungin strategian, Espoo-tarinan, yhtenä strategisena tavoitteena on vastata kaupungin kasvaviin ja monimuotoistuviin palvelutarpeisiin asukas- ja asiakaslähtöisesti, kustannustehokkaasti ja laadukkaasti City as a Service - Kaupunki palveluna -mallin avulla. Se on uusi tapa järjestää palveluita, esimerkiksi hyödyntämällä verkostomaisesti olemassa olevia tila- ja muita resursseja, digitalisaation mahdollistamana. Nyt hankittavat kokeilut ovat osa Kaupunki palveluna innovatiivisen hankinnan keinoin (InnoCaaS) -projektia. Projektissa mietitään uusia tapoja hyödyntää kaupunkiyhteisön tiloja palvelutuotannossa ja kuntalaiskäytössä. Projektin lopputuotoksena syntyy modulaarinen Tilat palveluna -alusta, jonka on tarkoitus tukea ja mahdollistaa uusien toimintamallien iteratiivista kehittämistä ja omaksumista. Projektissa on syksyllä 2020 käynnistetty Tilat palveluna -palvelumuotoilu, jossa muotoiltiin uusia toimintamalleja kaupungin ja kaupunkiyhteisön tilojen yhteiskäytön sujuvoittamiseksi. Palvelumuotoilussa syntyneen tiedon pohjalta kokeillaan nyt Tilat palveluna -toimintamallia ensimmäistä kertaa käytännössä. Keskeisimpänä tavoitteena on erilaiseen kuntalais- ja harrastetoimintaan soveltuvien tilojen tuominen samalle varausalustalle, jolloin tilanvaraajan ei tarvitse tietää kuka tilat omistaa tai kuka niitä operoi. Tilojen on tarkoitus olla varattavissa erityisesti iltaisin, kun tilojen muut käyttäjät kuten kaupungin työntekijät tai opiskelijat eivät tarvitse tiloja omaan käyttöönsä. Palvelumuotoilussa havaittiin, että tällaisen tilojen joustavamman yhteiskäytön mahdollistamiseksi tarvitaan uusia digitaalisia ratkaisuja sekä uusia rooleja. Erityisesti näitä digitaalisia ratkaisuja etsitään nyt kokeiltaviksi yrityksiltä. Kokeilut toteutetaan Nopeiden kokeilujen menetelmällä. Nopeiden kokeilujen haaste: Miten edistämme kaupungin ja kaupunkiyhteisön tilojen yhteiskäyttöä? InnoCaaS -projekti hankkii Nopeiden kokeilujen menetelmällä arvoltaan pieniä ja ketteriä kokeiluja, jotka tuovat innovatiivisia digitaalisia ja toiminnallisia ratkaisuja tilojen joustavan yhteiskäytön mahdollistamiseksi eri tilakohteissa. Tilojen on tarkoitus olla varattavissa erityisesti yhdistysten ja yksityisten kuntalaisten käyttöön. Käytön on tarkoitus tapahtua pääasiassa tilassa tapahtuvan normaalin toiminnan, kuten lukio-opetuksen ulkopuolella. Haasteen puitteissa hankitaan 2-5 kokeilua, jotka on voitava toteuttaa 2–4kk aikana. Sekä ennen kokeilujen käynnistymistä että kokeilujen aikana ratkaisuja kehitetään yhdessä muiden yritysten, tilankäytön asiantuntijoiden, Espoon Järjestöjen Yhteisön eli EJY ry:n sekä tilojen käyttäjien, asukkaiden ja asiakkaiden kanssa. Kokeilujen on tarkoitus käynnistyä aikaisintaan huhtikuussa 2020 ja loppua viimeistään elokuussa 2020. Kokeilut ovat tarvittaessa tauolla heinäkuun 2020. Kokeilut antavat tärkeää lisätietoa Tilat palveluna -alustan toiminnallisuuksien määrittelyyn sekä uuden toimintamallin testaukseen. Samalla yritykset saavat mahdollisuuden kehittää tuotteitaan myös tulevaa alustaratkaisua silmällä pitäen. Kokeiluilla halutaan lisäksi auttaa yrityksiä saamaan aitoja käyttökokemuksia, luomaan uutta liiketoimintaa sekä keräämään käyttäjäpalautetta palvelun toimivuudesta ja kehitystarpeista. Tarjouskierroksella valitaan 2-5 kokeilua, jotka vastaavat tässä tarjouspyynnössä esitettyihin kehittämistarpeisiin. Tarjous voi koskea kumpaakin tai vain toista kehittämistarvetta. Yhden kokeilun hinta on korkeintaan 20 000€ (alv 0%) per yritys. Kokeiluhankintojen kokonaisarvo on enintään 50 000 € (alv 0 %). Kokeilu voi olla myös vastikkeeton. Tämä kokeilu ei sido kaupunkia varsinaisen ratkaisun hankintaan tai myöhempään kumppanuuteen Tilat palveluna -alustan hankinnassa. Jos Espoo tai muu kokeilussa mukana oleva toimija päättää kokeilusta saatujen kokemusten perusteella hankkia haasteeseen vastaavan tuotteen käyttöönsä, niin kyseessä on tästä erillinen hankinta. Tilat palveluna -alustan toteutus on tästä kokeilusta erillinen hankinta eikä kokeiluun osallistuminen anna etua alustan tarjouskilpailussa. Kehittämistarve 1 Mitkä innovatiiviset digitaaliset tai toiminnalliset ratkaisut tukevat tilojen joustavaa yhteiskäyttöä? Haluamme kehittää tilojen yhteiskäytön asiakaspolkua. Tasavertaisuus ja asiakaslähtöisyys tilojen käytössä ei tällä hetkellä toteudu toivotulla tasolla. Eri tilojen tilatiedot ja varaustoiminnot ovat hajallaan eri palveluissa, joten tiloista kiinnostuneen voi olla vaikea löytää eri vaihtoehtoja. Kulunvalvonta- ja lukkoratkaisut vaihtelevat eri tilakohteissa, eikä niiden käyttö ole aina sujuvaa. Kuntalaiskäytöstä ei ole saatavissa riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi, esimerkiksi kustannuksista ei ole tarkkaa tietoa. Tilojen käytettävyydestä ja kysynnästä haluttaisiin kerätä asiakaspalautetta. Kokeilun aikana eri toimijoiden tiloja tulisi voida varata saman varausalustan kautta mahdollisimman sujuvasti. Erilaiset tilakohtaiset kulunvalvontaratkaisut tulee voida toteuttaa turvallisesti ja helppokäyttöisesti, niin ettei tilojen normaali käyttö päivisin häiriinny. Kehittämistarve 2 Miten tuemme ulkopuolisen operaattorin roolia tilojen operoijana? Tilojen kuntalaiskäytölle on tilakohteissa harvoin nimettynä omaa vastuutahoa. Tilojen kuntalaiskäyttöön liittyvä opastus ja asiakaspalvelu vie esimerkiksi kouluissa ja asukaspuistoissa huomattavan osan pedagogisen henkilökunnan työajasta. Yrityksilläkään harvoin on resurssia tukea tilojensa satunnaista yhteiskäyttöä. Kokeilussa on tarkoitus kokeilla ensimmäistä kertaa järjestöä eri tilakohteiden operaattorina. Operoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi tiloihin liittyviin kysymyksiin vastaamista asiakkaille. Operoijana toimimisen haasteet liittyvät eri tilojen erilaisten erityspiirteiden tuntemukseen, tilojen hajanaiseen sijaintiin, asiakkaiden tarpeiden tunnistamiseen sekä erikieliseen viestintään tiloihin liittyen. Millaisilla ratkaisuilla operaattorin toimintaa voidaan tukea ja sujuvoittaa? Nopeiden kokeilujen aikataulu ja prosessi Nopeiden kokeilujen prosessi alkaa hankintailmoituksella ja se päättyy kokeilujen loppuarviointiin. Kokeilujen hankinnasta julkaistaan kansallinen hankintailmoitus HILMAssa. Tarjouspyynnössä kuvataan nopeiden kokeilujen kohteet, kokeilujen aikataulu ja kokeilujen soveltuvuus- ja valintaperusteet. Tarjousten jättöaikaa on 2.3.2020 klo 12.00 asti. Järjestämme kaksi infotilaisuutta tulevissa kokeilukohteissa. Tarjouksen jättäminen ei edellytä infotilaisuuteen osallistumista, mutta osallistuminen jompaankumpaan tilaisuuteen on kokeilun onnistumisen kannalta erittäin suotavaa. Suosittelemme myös perehtymään huolella annettuun taustamateriaaliin. 20.2.2020 klo 15.00 Infotilaisuus: Tietokylä, Tekniikantie 15 Tilaisuudessa kerrotaan Nopeiden kokeilujen menetelmästä ja esitellään Tilat palveluna -palvelumuotoilun tuloksia. Espoon kaupungin ammattilaiset ja EJYn edustajat esittelevät kokeiluhaastetta ja osallistujille järjestetään ohjattu tutustumiskierros kiinteistön tiloissa. 21.2.2020 klo 9.00 Infotilaisuus: EJYn Kansalaistoiminnankeskus, Kauppamiehentie 6 Tilaisuudessa kerrotaan Nopeiden kokeilujen menetelmästä ja esitellään Tilat palveluna -palvelumuotoilun tuloksia. Espoon asiantuntijat ja EJYn edustajat esittelevät kokeiluhaastetta ja osallistujille järjestetään ohjattu tutustumiskierros EJYn tiloissa. Viikko 12 Yhteiskehittämisen työpaja Valitut yritykset osallistuvat yhteiskehittämisen työpajaan, joka järjestetään Tietokylässä viikolla 12. Työpaja kestää kolme tuntia ja osallistuminen on pakollinen kaikille valituille. Työpajan tarkoituksena on löytää mahdolliset yhteneväisyydet ratkaisujen välillä ja muodostaa kokeilukumppanien välille yhteistyötä. Samalla asiantuntijoiden kanssa varmistetaan, että esitetyt ideat ovat aikataulullisesti, turvallisesti ja järjestelmäteknisesti kokeiltavissa valituissa kohteissa. Työpajan tarkka ajankohta ilmoitetaan infotilaisuuksissa sekä valintapäätöksen yhteydessä. Kenelle Kokeiluaan voivat tarjota pienet tai suuret yritykset, start-upit, yhdistykset tai esim. tutkimusryhmät ja erilaiset koalitiot. Tarjous voidaan hyväksyä vain rekisteröidyiltä toimijoilta (yritys- tai yhdistysrekisteri). Kokeilut voivat saada rahoitusta muista lähteistä. Arviointi ja valinta Kokeilut valitaan tarjousten perusteella. Tarjousten vertailun ja tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin tekee asiantuntijaraati, joka koostuu InnoCaaS-projektiryhmän jäsenistä ja Espoon kaupungin muista asiantuntijoista. Valinta ja vertailuperusteet on esitetty tässä tarjouspyynnössä. Valinnat ilmoitetaan viimeistään viikolla 11. Kokeilujen tulee olla Espoo-tarinan tavoitteiden mukaisia ja perustua annetun taustamateriaalin lähtötiedoille. Ratkaisun on oltava toteuttamiskelpoinen valituissa tiloissa ja niiden tietojärjestelmäympäristössä. Espoon kaupunki pidättää oikeuden olla valitsematta yhtään toimittajaa. Valintaperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka koostuu laadusta (50 p.) ja hinnasta (50 p.) Laatu 50 p. Tarjotun kokeilun laadun arviointi perustuu neljään arvioitavaan kohtaan, jotka tulee käydä ilmi tarjouksesta ja erityisesti liitteiltä 1 ja 4. Arviointikohdat arvioidaan asteikolla 0–3 p. siten, että jokainen arviointikohta arvioidaan yhtenä kokonaisuutena. Kokeilun innovatiivisuus •palvelun tai tuotteen uutuusarvo ja innovatiivisuus •kokeilu tuo uudenlaisia käytäntöjä/ratkaisuja/näkökulmia haasteeseen Palvelun skaalattavuus •palvelun toimivuus •palvelun liiketoimintamallin toimivuus •mahdollisuus pysyväksi ratkaisuksi Toteuttajat ja resurssit •osallistuvan tiimin osaaminen •toteuttajan muut resurssit (esim. rahoitus, yhteistyö) •mahdollisuudet viedä palvelua eteenpäin kokeilun jälkeen •toteuttajana enemmän kuin yksi organisaatio Ketterä ja käyttäjälähtöinen •kehityksessä hyödynnetään ketterän kehityksen metodeja •palvelu tuottaa lisäarvoa käyttäjille Jokainen yllämainittu kohta 1.- 4. pisteytetään pistein 0-3 p. Tarjoaja osoittaa näiden vaatimusten tason tarjouspyynnön liitteellä 1, joka palautetaan tarjouksen mukana. 0 p.= ei täytä vaatimusta 1 p. = vähimmäisvaatimus täyttyy 2 p. = vaatimus täyttyy hyvin 3 p. = vaatimus täyttyy erinomaisesti Yhteenlasketut maksimipisteet voivat siten olla 12 pistettä. Tarjoaja, joka saa eniten yhteenlaskettuja pisteitä saa lopulliseen arviointiin 50 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet lasketaan siten, että tarjoajan saamat yhteispisteet jaetaan parhaiten pisteitä saaneen määrällä ja kerrotaan luvulla 50. Hinta 50 p. Palvelun hinta (alv 0 %) ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteellä 1. Halvimman hinnan tarjonnut saa hintavertailussa 50 pistettä. Muiden tarjoajien hintapisteet lasketaan siten, että halvin hinta jaetaan tarjouksen hinnalla ja kerrotaan luvulla 50. Lopuksi laatu- ja hintapisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saaneet tarjoajat valitaan kokeilukumppaneiksi. Toimeksiannosta laaditaan sopimus, jonka luonnos on tämän tarjouspyynnön liitteenä. Jättämällä tarjouksen, tarjoaja hyväksyy Espoon kaupungin esittämän sopimusluonnoksen toimeksiannon perustaksi. Tarjousasiakirjojen julkisuus Asiakirjojen julkisuus on julkisuuslain mukainen. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjousta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa. Tarjoajan tulee merkitä tarjouksessaan merkinnällä SALAINEN sellaiset tiedot tai liitteet, jotka ovat liikesalaisuuksia. Vertailtava tieto, kuten hinta, ei voi olla salainen. Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhästyneenä. Wilhelmiina Griep, wilhelmiina.griep@espoo.fi  Kysymykset on esitettävä Cloudian kautta 24.2 klo 9.00 mennessä.
Hankintayksikkö: Espoon kaupunki
ALV-tunnus: 0101263-6
Kilpailuttamisesta vastaava toimipiste tai hankintayksikön edustaja: Konsernihallinto, Palvelukehitysyksikkö
Postiosoite: PL 14
Postinumero: 02070
Postitoimipaikka: ESPOON KAUPUNKI
Maa: Suomi
Puhelin: +358 981621
Faksi:
Sähköpostiosoite: wilhelmiina.griep@espoo.fi
WWW-osoite: http://www.espoo.fi/hankinnat